Setiap orang maupun perusahaan dalam setiap aktivitasnya membutuhkan produk-produk dari pihak lain agar produk yang dihasilkannya dapat berkesinambungan. Dalam melakukan pembelian suatu produk haruslah mengenal mutu dari produk tersebut, pemasok dan sebagainya sehingga tidak mengalami kerugian-kerugian yang akan mungkin dialami oleh karena itu bidang pengadaan sebagai garis depan dalam pengadaan bahan/barang maupun jasa yang diperlukan oleh bidang lain haruslah berupaya agar dapat meminimalkan kerugian-kerugian yang mungkin terjadi.

Ada 6 (enam) hal/unsur yang haruslah diperhatikan dalam menganalisa suatu permintaan pengadaan bahan/barang atau jasa yaitu :

1. Tepat guna :
   Dalam arti bahan/barang tersebut merupakan barang/bahan yang digunakan untuk menunjang ketepatan proses produksi
2. Tepat kualitas :
   Bahan/barang yang dipilih haruslah dengan kualitas riel yang diperlukan untuk proses produksi
3. Tepat kuantintas :
   Jumlah yang dibutuhkan agar sedapat mungkun untuk diminimimalkan agar tidak terjadi pemborosan serta penumpukan bahan/barang di Gudang (idle money).
4. Tepat waktu :
   Menekankan kepada pihak pemasok bahwa bahan/barang yang dipesan tepat pada waktunya sehingga memaksimalkan penggunakan bahan/barang tersebut oleh yang membutuhkannya.
5. Tepat persyaratan :
   Dalam pemilihan pemasok haruslah mempertimbangkan persyaratan-persyaratan yang sudah digariskan oleh pemerintah sehingga diperoleh supplier yang benar-benar bonavide sehingga terhindar dari untus penelantaran konsumen.
6. Tepat harga :
   Dalam pemilihan pemenang suatu proses tender haruslah memperhatikan ketepatan harga terhadap bahan/barang tersebut. Sedapat mungkin untuk mendapatkan harga dan biaya yang serendah-rendahnya namun harus diingat bahwa hal ini merupakan pertimbangan terakhir dalam menentukan pemilihan pemasok.

Dari semua unsur diatas tujuannya adalah

• Mencegah terjadinya idle money baik berupa cash atau berupa barang/bahan
• Kehilangan bunga karena perbedaan antara waktu pembayaran dan panggunaan (lama digudang)
• Waste of money yaitu kehilangan uang tanpa guna, dan kurang memanfaatkan harga rendah di pasaran karena pertimbangan-pertimbangan yang tidak semestinya.